fyi可以对领导用吗,分寸_Utensil的专栏

发布于 2021-07-02 08:11:16

fyi可以对领导用吗,分寸_Utensil的专栏

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admin 2021-07-02
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fyi可以对领导用吗即将步入职场了。
有时候回想自己面试时的场景,深深感觉自己不过是凭借用心的准备,在运气的帮助下,在那短短的面试时间里应对自如,敛住了自己那些致命的缺点,这才得到了如此理想的工作。
或许太顺利了,以至于面试时如此自信的自己,在已经签了约之后,心里反而时常忐忑:除了会吹水,自己的实力扎不扎实?纵然有实力,工作效率够不够高?就算做事上比较得力,不会做人的自己,会不会在职场上到处得罪人?总的来说,担心三点:实力、时间管理和做人。

我的性格有两面:内里的一面是嗜书如命,兴趣驱使、沉思型、研究型的呆子,理性、沉闷、心性单纯,对心中的原则执拗、对俗世桀骜,对生活、财务和交际上的事情一窍不通。
情绪低沉时,我会回到这个内在的自己,这时,会有自闭和胆怯的倾向。
性格的另一面却非常感性,有如一个戏子,会拟合电影和书中的人物,以及生活中遇到的人,这种拟合,是我在情绪不那么低沉的时候,或者在自己熟悉的地盘,得以盛装出演一个与内里的一面相反的人,活跃而外向,但这一面也给我的性格中引入了哗众取宠、华而不实、浮躁、享乐的因素。

我固然具有向管理方向发展的一些基本素质,但却远远不够,若是按内里,还是更适合专心做技术、做研究。
事实上,在了解了很多计算机相关专业的人都有不安心做技术、总是想向管理、策划等转型的倾向时,从来就不喜欢扎堆的我,就决心要把技术扎扎实实做好。
非技术的素质自然也要积累,因为这更多是一种生活中细小的观察和领悟,只需要将内里的一面向这些方面开放。

迟钝的我啊,这么多年的横冲直撞,领略的做人方面的事情还是非常少:要谦虚,也要能担当,少说多做,遇到矛盾先检查自己的失误;说话做事要照顾别人的感受,给别人以足够的关注,多将心比心;多听取别人建议,在与对手的相处中改善自己,尊重并从上位者身上学东西。
领悟归领悟,实际做的时候,往往还是自己那一套,只不过加了一点点修正罢了。
自己的性格还是难以去注意与人相处中那么多需要把握的分寸啊!

今天看到一本书,《一个外企女白领的日记》,感觉不错,到网上找到了它的原帖的整理版(http://cache.tianya.cn/publicforum/content/feeling/1/958562.shtml),以下摘抄两篇,分别讲邮件的写法和表现自己的分寸,感觉以后会很有用:

如何写邮件(一)

不得不说起外企的邮件制度。
几个要点:

一、书面胜于口头。
你做过什么,要去做什么,需要别人做什么,写邮件发出去,以后起争执了就是证据,年终盘点也知道你每天都干了些什么。
written is always better than oral(书面强于口头)。
长此以往,极度锻炼商务英语。

二、搞清楚TO,CC,BCC,FW。

To,收件人,也就是要主要阅读这邮件的人放去TO;

CC,相关人等,需要了解信息,你的直接主管如果是喜欢事必躬亲的,或者这件事你需要领导支持的,一定要去CC,不然你做了很多事情,领导不知道,你就是出了事也没人挺你。
就算领导没时间看也没关系,别的收件人看到也是一样的效果。
他如果不给你面子就等于不给你老板面子^_^

BCC,加密抄送人,放你的下属。
举例来说,你需要别的部门做一件事,你要写邮件给这个部门的经理,为了得到老板支持,你又必须抄送你的老板,但这件事最终执行的怎么样,你要你的下属去跟进。
很多人会犯的错误就是把下属也放在抄送栏,想想看,下属和领导放一起多么的不恰当,这时候加密抄送就奏效了。
再口头嘱咐一句,下属就能了解事情的前因后果去帮你跟进。

多说一句,永远别高估你下属的智慧,所以该做什么,什么时候要做好一定要交待清楚,别指望下属能在几件事情之中清楚的知道要先做哪件;还有同一件事情要是给两个及以上的下属一起做,一定要分清楚谁做什么,别指望下属能自我协调,否则很可能“三个和尚没水吃”。

FW,身为一个领导,用的最多的就是转发。
每天很多事情,分轻重缓急,很多简单的事情直接可以转发给你的下属去处理。
转发后加个批示 XXX, pls. follow.(请处理) 简单明了。

有些事情你无法决定,或者说超出你的权限,也需要转发给领导,请求领导批示。
还有一些不是需要批示,只是给领导一个信息。
最忌讳的不是什么都不写的原文转发,而是仅仅写个FYI(for your information),领导不是你的下属,FYI的语势却是平等的或者是从上到下的。

三、关于回复(Re)

礼貌上讲,邮件中涉及的人都需要回复在相应的位置,并且包含原文。
只回复一个人是极度不礼貌的。

四、关于已读回执

为什么要求对方给已读回执,通常两个功能:一、很重要的邮件,需要知道对方是否读过,这个很重要,是内容重要而不是时间紧迫,因为如果是需要在限定的时间内读,就需要用邮件的优先级功能了。
二、是个人目的看收件人究竟打开过没有。

我用过好几个邮件系统,Outlook,Lotus……这个的设置并不一样,我不是IT,可能不够专业,但是有的邮件系统是收件人一旦打开会自动发送已读回执的,且没有任何记录可查(在已发送邮件里面是不会出现的),但也有的系统是询问后根据你的选择发送的,已发邮件有迹可查。
如果是前者自动发送,那么你可以实现功能一及二;如果是后者,那么很抱歉,你可能什么都无法实现。
收件人完全可以读过以后选择不发送已读回执。

最近的实践表明,即使是自动发送已读回执,如果收件人刻意避免,还是可以操作的,在preview状态下看完邮件,根本就不需要打开,只要不双击打开,就不会自动发送已读回执。

或者这个功能也只是防君子不防小人^_^

五、关于优先级

我很讨厌那种经常不分状况用优先级的人,加了感叹号的邮件红色显示总归会引起阅读者的重视,但是发这样的邮件一定要看是否必要。
真正失火了要救,发这种邮件是无济于是的。
所谓重要,需要发件人很好的判断。

六、关于群发

企业邮件系统的好处就是每个staff都赫然在录,不需要像私人的address book,要自己维护,所以群发起来特别顺手。
可是,不是任何事情都需要群发,你可能觉得收件人可以自己选择是否删除,而实际上邮件数量多的人收到这种不相关的邮件是很恼火的,并不是每个人都有秘书可以帮忙删除掉这些无关的信息。

一般来说,我们可以接受的群发事由不过是:HR的通知,Admin的通知,某重要人物的离职,来自GM office的公文……

我们最厌恶的群发是:某人休假通知,改手机号码通知,say goodbye的散文……要知道这些不是每个人都感兴趣,难听点的说就是不要把自己看得太重要。

七、关于自动回复

这里我不是说收到每封邮件都会给回复的这种自动回复,而是特别指Out of Office的自动回复。
这其实是个很好的功能,我不赞成每封邮件都自动设置回复,但是一旦休假了,谁take care你的工作,你几时回来,urgent case如何联络你,放在自动回复里是很方便的。
真正需要找你的人一旦发了邮件给你就能知道你已经休假了,而不需要你事先群发每个人你的休假决定。

八、关于签名档

专业一点的公司都会要求统一的签名档,你的名字、职位、电话、传真、邮件,可能还有公司的Logo或者网址。

你改了电话,只需要改签名档就可以了,经常找你的那几个人,你可以单独发邮件甚至短信通知,而绝对没必要群发。

每个公司一般都有内部的通讯录,经常的会翻新一下,你记住通知负责的人翻新就可以了。

如何写邮件(二)

这里顺便再讲一讲和领导写邮件的要点不外乎几种:

一、汇报工作。

总结自己干了些什么,做了多少和别人觉得你做了多少很多时候不能划等号,而很遗憾的现状是――评价一个人的performance取决的是后者。
邮件正文需要提纲挈领,如果你一定要把自己做的事情事无巨细,请在附件里写。
要知道领导的时间远比你的宝贵。

二、请求批示。

写清楚什么事,如果领导完全不知道的事,还需要补充背景资料,切忌自以为领导什么都知道。
很重要的一条是不要自作聪明加上许多自己的分析,要知道领导不会比你苯,至少不要表现出来。
更重要的一条是不要只提出问题不提出解决方案。
这个需要一点技巧,汇报了一个问题,然后委婉的说自己的看法,最后的决定却是领导的。
一个懂得解决问题的才是manager,只会反映问题的不过是staff而已。

当然前因后果实在太复杂的话,还是带上相关资料面对面汇报更节约时间。
时刻记住当一封邮件需要的阅读时间超过十分钟,电话或者face to face会是更经济的选择。
曾经遇到过一个特别擅长写邮件的女同事,洋洋洒洒每次前因后果一大堆,十分钟都看不完。
她的邮件显然是任何一个人看到就会皱眉的。

三、转发资料

可能你做了什么报告,领导忽然需要调用,你发过去,最重要的就是写清楚主题。
如果要谄媚一点,还可以打印好拿过去方便领导看。
但电子版发过去更好。

再次强调主题的重要性,我是很讨厌我的下属发东西给我不写主题,因为我所有文件都存档的,以后查找就是按主题搜索。
领导的信息存储量更大,没有一个正确的主题是很不职业的。
幸好现在Lotus有Edit功能了,总算可以把空白的主题自己改正。

所谓细节决定成败,这些都是细节,却也可以是一个人良好的职业习惯。

表现自己的分寸【从几个帖子中整理的】

很多人升迁都是睬着别人尸体往上爬的,要脱颖而出,又要全部同事拥戴,除非是带头造反并且造反成功。

有时候不要什么都想十全十美,你想表现自己的同时,你的同事也一样的想,那么你的领导如何想呢?坐山观虎斗,自得其乐。
下属互相争表现,对整个部门的业绩只会提高,而且下属无法团结也不会有人能威胁到领导的位置。

表现自己是应该的,但也要看效果和付出值得不值得。
每天去帮领导泡咖啡,领导固然受用,以后出去应酬这种好处他会带你去,但提升的时候我担保他不会想到提拔一个每天为他泡咖啡的下属。
这样做得到的不是同事的嫉妒,而是不齿。

经常加班也不是表现自己的方式。
对管理者来说,OT(Overtime,加班)就两个原因:工作负担过重本人又不懂得表达要求减负,或者是员工工作能力有限无法完成。
前者说明你沟通有问题,后者说明你的个人能力有问题,都不是正面分数。
只有关键时刻的加班才是表现。
加班的时候碰见老板或者上司算是中奖,不必去点头哈腰,记得比他们早走,这样你才有机会去say goodbye既是一种礼貌,也会加深他们的印象。

老外自己都是厌恶OT的,而中国人愿意为了2倍或者3倍的薪水OT的心甘情愿。
OT费用上去了,老外又开始怀疑中国人是不是工作的时候怠工以创造加班机会。
所以,早点做完在他们前面走,至少不会留个磨洋工的猜测。

表现自己一定不要太特意,太明显令同事不齿,领导也不会看中。
PMP(拍马屁)的人固然留在身边很受用,但真正有能力的人都不屑去PMP,老板自己也明白的很。
太特意了只能让你成为宠物而不是宠将。

你要相信,老板之所以是老板,你之所以是你,他一定有比你强的地方。
不要把领导当白痴。
很多事情你做了他一定会以某种渠道知道,你所需要的只是偶尔让他care。

你也要记住,你要展现的是你的能力,偶尔还有你的忠心和绝对服从。
不吭不卑才是你应有的态度。
领导的心意是需要揣摩的,但即使你揣摩出来的全中,也不能表现出来。
同事嫉妒是一定有的,但要看程度,嫉妒到需要陷害你的程度,这样就不得不防。
否则,大可一笑置之。

做自己能做的事,接受挑战但不要盲目。
从未有人做过的事,你可以去做,因为输赢都无妨,如果盲目插手份外的事,又没把握做好,不如不做。
记住,做对了十次未必有人记得,失手一次,人人都会看你笑话。

一、不是你该做的事不要插手,一旦干过以后会被视作理所当然,下次你不做反而给别人留话柄。
这让我联想到一个著名的职场例子,某人乐于助人,义务给公司通了回抽水马桶,后来公司马桶坏了大家发掘找他比等修理工要简便的多,干了几次他终于郁闷到不行,想着下次万万不再干了,可是,等到下次马桶再坏了又找不到人修理的时候,所有人都在说怎么某某不去通一下呢?可见做好事也要有个限度。

二、没有利益的又不关你的事不要做。
有时候蝇头小利更要权衡得失。
我最大的失误就是为了揽权当时接下了这琐碎的小事,后来又收了对方一点小小的好处,如果现在甩手不做,换别人做又有泄底的风险。
骑虎两难,做的很郁闷。

中国人应该很容易领悟的,所谓含蓄就是对自己的内敛,一份报告正常需要1个小时,你效率高,只要40分钟,那么50分钟的时候给你老板,适当提早一点点足 以证明你的能力。
相信我,事情根本是做不完的,做的越快,需要你做的就越多,做的多不怕,怕的是你出错的几率也就越大,万一被你的对头抓到可能就永无翻身之日。
你完全可以先浪费点时间发呆,再去工作,别被人看见就行。

永远不要让你的老板对你有超出你能力的期望。
老板能叱刹风云 有些时候就是被这种落力讨好的下属惯出来的,连续几次提前完成任务,只会不断提高他对你的期望,最后就成为你的负担。
好比销售部门定的指标,一定不可以太 高,否则第二年就没办法更高,领导看数字总是要向上的曲线,只看眼前邀功,最后害的是自己。

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